Pourquoi digitaliser la fonction finance ?

Le temps passe et les techniques évoluent avec.

Vous avez peut-être connu la comptabilité par décalque, sur un cahier d’une fameuse marque, ou bien la liasse fiscale faite à la main avec du papier carbone…Et ce n’est pourtant pas si loin...bon je l’avoue…cela fait plus de 30 ans…MAIS que de chemin parcouru depuis.

Et entre nous, franchement, qui penserait revenir sur ces pratiques ?

Aujourd’hui nous sommes dans l’ère du numérique et l’arrivée de la facture électronique ne fait qu’amplifier l’intérêt de la digitalisation de la fonction finance.

À l’heure ou tout évolue trop vite, les directions ont pour obligation d’obtenir rapidement un reporting financier fiable et à jour pour anticiper les décisions et réagir le plus vite possible face au marché mouvant actuel.

Pour cela, des solutions proposent depuis bien des années, 40 ans déjà dans les pays de l’Europe du Nord, de gagner du temps dans le traitement des factures fournisseurs. La France est en retard et nos voisins nordiques ont beaucoup d’avance sur nous.

L’arrivée de la facture électronique donne un gros coup de pouce à ces outils souvent utilisés dans les grands Groupes uniquement. En effet, elle démocratise leur implémentation et prouve l’intérêt d’oser le changement pour devenir meilleur et efficient dans la gestion des tâches chronophages et sans valeur ajoutée.

 

Alors de quoi parlons-nous ?

1er enjeu : documenter la piste d’audit fiable demandée par l’administration

La première chose que peut vous demander l’administration lors d’un contrôle fiscal, c’est de donner votre piste d’audit fiable.

Il s’agit d’écrire tous les processus qui justifient une dépense. Comment est passée une commande, par qui ? Comment justifier la livraison ? Comment est validée la facture ? L’écriture comptable qui en découle est-elle juste ? Qui opère le règlement ? Etc.

2eme enjeu : Justifier au quotidien l’application de la piste d’audit fiable

Avoir rédigé sa piste d’audit fiable c’est bien, mais encore faut-il pouvoir justifier son application.

Avec de tels outils les services financiers sont en mesure de tout contrôler et de justifier à l’administration fiscale qu’ils respectent bien les processus listés dans cette documentation.

3ème enjeu : sécuriser ses flux, maitriser ses dépenses

Les entreprises ont aujourd’hui du mal à suivre les engagements (commandes sans livraison) et le reporting financier ne fait pas état de ces derniers.

Il faut par conséquent, utiliser un outil adapté qui vous permettra de passer vos commandes autrement que par mail ou par téléphone.

Etablir un bon de commande, initier la réception de la marchandise commandée c’est déjà anticiper les résultats futurs grâce à un suivi régulier des transactions.

4ème enjeu : gagner du temps et diminuer les coûts de traitement de la facture fournisseur

L’automatisation permet un rapprochement automatisé de votre facture avec le bon de commande livré ou l’échéance planifiée dans un contrat récurrent.

La facture arrive directement dans votre outil de dématérialisation (OD) et va être rapprochée avec le BC ou le BL correspondant. Les numéros de ces derniers doivent bien évidemment apparaître sur la facture. C’est déjà souvent le cas et cela va être généralisé avec la réforme de la facture électronique.

Si la facture correspond au BC, elle sera automatiquement validée et l’écriture comptable sera envoyée dans votre logiciel de comptabilité.

Votre comptable n’aura plus qu’à effectuer le paiement.

Alors, oui, et je vous vois venir, il peut y avoir des erreurs de prix, de quantité, des frais de transport non inclus dans votre BC. Des circuits de validation sont donc prévus et la personne qui a passé la commande sera prévenue de ces écarts. Elle pourra les valider ou pas, générer la demande d’avoir correspondante….

La commande métier est à ce jour, celle qui est la plus généralisée. Certaines OD permettent aujourd’hui de passer vos commandes de frais généraux et de suivre la gestion de vos contrats.

Il est ainsi intéressant de pouvoir suivre les dépenses engagées, d’accorder des droits pour passer des commandes et de bénéficier d’un regard avant signature des commandes de Frais Généraux pour maîtriser l’ensemble de la chaîne des dépenses.

Une procédure bien en place permet de rapprocher au moins 80% des factures, voire plus, et c’est là que le gain de temps est important.

Le service comptable sera libéré de cette tâche chronophage et pourra se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le métier de comptable n’attire plus. Les recrutements sont longs. Le métier évolue et il faut saisir cette opportunité pour rendre votre entreprise attractive.

Amélioration des process, dépenses maîtrisées, budget et engagements suivis, votre reporting financier sera nettement amélioré et votre vision future meilleure.

Il ne faut donc pas subir la réforme de la facture électronique mais en profiter pour devenir efficient.

De bons outils existent et les faire communiquer permet de se concentrer sur les axes stratégiques de l’entreprise.

Dirigeants, Directeurs financiers, Responsables comptables,il est grand temps de moderniser vos pôles administratifs et d’oser devenirmeilleurs, tant pour la fidélisation de vos collaborateurs, que pour la santéde vos entreprises !!

Retour au blog
Nos recommandations pour poursuive votre lecture :