La transformation digitale des entreprises a été accélérée par la mise en place de la facture électronique obligatoire, à partir du 1er septembre 2026. Ce projet d'envergure demande du temps et une bonne préparation en amont afin qu'il soit une réussite, aussi bien auprès de ses collaborateurs, que ses partenaires ou de ses clients.
Ambicéo vous donne, à travers de cet article, les clés pour bien se préparer à la facture électronique.
L'administration fiscale française a mis en place deux dispositifs complémentaires pour moderniser la gestion de la TVA et lutter contre la fraude fiscale : l'e-invoicing et l'e-reporting. Bien que ces termes soient souvent employés conjointement, ils désignent des obligations distinctes. Comprendre leurs différences est essentiel pour assurer la conformité des entreprises aux nouvelles réglementations.
L'e-invoicing, ou facturation électronique, se réfère à l'émission de factures sous un format électronique structuré. Contrairement aux factures papier ou aux simples PDF, les factures électroniques utilisent des formats normés (tels que Factur-X, UBL ou CII) permettant leur traitement automatisé par les systèmes comptables. Cette dématérialisation vise à simplifier les échanges entre entreprises, à réduire les erreurs et à accélérer les processus de paiement.
En France, l'e-invoicing devient progressivement obligatoire pour les transactions domestiques entre entreprises assujetties à la TVA (B2B).Le calendrier de mise en œuvre est le suivant :
L'objectif principal de cette réforme est de renforcer la traçabilité des transactions, d'automatiser les tâches comptables et de faciliter le pré-remplissage des déclarations de TVA. En centralisant les données de facturation, l'administration fiscale peut mieux détecter les anomalies et lutter efficacement contre la fraude à la TVA.
L'e-reporting, ou reporting électronique, complète le dispositif d'e-invoicing. Il concerne la transmission à l'administration fiscale des données relatives aux transactions qui ne sont pas couvertes par l'e-invoicing. Les opérations concernées par l'e-reporting incluent :
L'e-reporting s'applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, même si elles ne sont pas soumises à l'obligation d'e-invoicing. Le calendrier de mise en œuvre est aligné sur celui de l'e-invoicing.
Les données à transmettre incluent notamment le montant des transactions et la TVA associée. La fréquence de transmission dépend du régime fiscal de l'entreprise. Les entreprises transmettront ces données via le leur plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
A. Différencesclés entre e-invoicing et e-reporting
Bien que complémentaires, l'e-invoicing et l'e-reporting présentent des différences notables :
L’e-invoicing et l'e-reporting constituent deux piliers essentiels de la réforme fiscale visant à moderniser la gestion de la TVA en France. Ils permettent une meilleure traçabilité des transactions, une simplification des processus comptables et une lutte renforcée contre la fraude fiscale. Il est crucial pour les entreprises de bien comprendre ces dispositifs et de se préparer à leur mise en œuvre selon le calendrier établi.
I. Comment choisir la meilleure PDP pour mon entreprise ?
Choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)adaptée à votre entreprise est essentiel pour assurer une transition efficace vers la facturation électronique. Voici les étapes clés à considérer pour orienter votre choix :
A. D’un point de vue technique et fonctionnel
Analyser vos besoins internes
Commencez par une évaluation approfondie de vos besoins spécifiques :
Ces analyses garantissent des échanges conformes aux exigences et en lien avec votre activité.
Considérer les flux internationaux et l'harmonisation européenne
La facturation électronique ne se limite pas aux frontières françaises. Plusieurs pays européens, comme l'Italie, la Belgique et l'Espagne, ont mis en place des systèmes similaires. Le projet de directive européenne VIDA vise à harmoniser ces pratiques d'ici 2030, établissant la facturation électronique comme norme au sein de l'Union européenne. Les groupes ayant des filiales étrangères doivent déjà adapter leurs systèmes pour se conformer aux réglementations de chaque pays tout en anticipant une possible uniformisation future.
B. D’un point de vue organisationnel
Comparer les options disponibles
Une fois vos besoins identifiés, comparez méthodiquement les PDP potentielles :
Vérifier les garanties et certifications
La conformité réglementaire est un critère incontournable :
L'examen des contrats de niveau de service (SLA) est également essentiel pour comprendre les engagements du fournisseur en termes de disponibilité, de réactivité et de gestion des incidents.
Prendre une décision éclairée
Après avoir suivi ces étapes :
En impliquant vos équipes internes et en collaborant étroitement avec un expert, vous maximiserez les chances de sélectionner une plateforme en parfaite adéquation avec vos besoins.
Le choix d'une PDP ne se limite pas à une simple obligation réglementaire ; c'est une opportunité de moderniser vos processus financiers, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de renforcer vos relations commerciales. Une sélection réfléchie et adaptée contribuera significativement à la réussite de votre transition vers la facturation électronique.
II. La facture électronique : une opportunité pour dématérialiser l'ensemble de ses processus financiers avec le Purchase-to-pay
La transition vers la facturation électronique ne se limite pas à la simple dématérialisation des factures ; elle offre une opportunité stratégique pour optimiser l'ensemble des processus financiers, notamment le cycle Purchase-to-Pay (P2P).
La facturation électronique : levier d'optimisation du cycle P2P
Le cycle Purchase-to-Pay englobe toutes les étapes, de la commande à l'achat jusqu'au paiement du fournisseur. L'adoption de la facturation électronique permet de rationaliser ce processus en automatisant les tâches répétitives, réduisant ainsi les erreurs humaines et les délais de traitement. Cette automatisation conduit à une meilleure visibilité sur les engagements financiers et facilite la gestion de la trésorerie.
Les avantages de la digitalisation du processus P2P
La digitalisation du processus P2P présente plusieurs bénéfices :
III. Anticiper les risques et les opportunités liés à la réforme
Ne pas se conformer à temps aux nouvelles obligations peut entraîner des risques significatifs, notamment :
La digitalisation et l’automatisation des processus financiers, dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, nécessitent une préparation minutieuse. Comprendre les obligations légales, choisir une plateforme adaptée, analyser les processus internes, considérer les implications internationales et anticiper les risques et opportunités sont des étapes essentielles pour assurer une transition réussie vers la facturation électronique.
Pour préparer sereinement cette transition, faites-vous accompagner !
Ambicéo a mis en place un diagnostic de maturité. Ce diagnostic a pour objectif de mettre à niveau votre système d’information, de définir vos besoins en matière d’e-reporting et de choisir une PDP adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise.
